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¿Qué tienes que saber?
Los libros que obligatoriamente deben llevar las cooperativas, sus federaciones y las confederaciones de estas deben ser legalizados por el registro de cooperativas competente. Estos libros son: el libro de registro de socios y socias y sus aportaciones sociales; el libro de actos de la asamblea general, del consejo rector y, si procede, de las asambleas preparatorias o de sección y de los demás órganos colegiados que tenga la cooperativa; el libro de inventarios y balances y el libro diario; todo otro libro impuesto por otras disposiciones legales.
Este trámite sólo se puede hacer por internet. La documentación que aporte por otro canal no se tendrá en cuenta ni se computará a efectos de fecha de presentación.
Los libros no estarán legalizados hasta que la inscripción de constitución se haya formalizado.
Organismo responsable
Otros organismos relacionados
- A cooperativas de Cataluña.
- A federaciones de cooperativas de Cataluña.
- A confederaciones de cooperativas de Cataluña.
- Los libros económicos y los libros de actas se presentan para ejercicios una vez finalizados estos. La solicitud de legalización se debe hacer en el plazo máximo de seis meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio.
- El libro de socios y/o socias y sus aportaciones sociales se presenta inicialmente, una vez constituida la cooperativa, y, posteriormente, si se han producido cambios en las altas y/o bajas de socios o en sus aportaciones. En caso de que se hayan producidos cambios, se presentará el nuevo libro que resulta dentro del plazo máximo de 6 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio en que se hayan producido.
- No obstante lo previsto en los apartados 1 y 2, con carácter transitorio, con relación a los libros de actas y el de personas socias y sus aportaciones sociales, si en la fecha de entrada en vigor de la tramitación telemática, 14/12/2020, la sociedad tiene libros legalizados que no ha utilizado en su totalidad se procederá en la forma que regula la norma séptima de la Instrucción de 10 de diciembre de 2020 de la Dirección General de Economía Social, el Tercer Sector y las Cooperativas.
- Con carácter excepcional, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6 del Decreto Ley 19/2020, de 19 de mayo, de medidas complementarias en materia social y sanitaria para paliar los efectos de la pandemia generada por la COVID-19 , en relación con todas las sociedades cooperativas el cierre económico sea posterior al 14 de septiembre de 2019 y anterior al día siguiente de la finalización del estado de alarma, los libros se pueden legalizar hasta el 31 de diciembre de 2020.
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Libro de cooperativas (TOMO 1)
El libro debe ir firmado por el/la presidente/a del Consejo Rector de la Cooperativa y debe estar cumplimentado, no se aceptan los libros en blanco. Debe contener en la primera página los datos que lo identifican: nombre de la cooperativa, nombre que corresponda al tipo de libro, el número de tomo o archivo, los datos de apertura y de cierre del libro, fecha de ejercicio en los libros económicos y en el libro de actas. -
Libro de cooperativas (TOMO 2)
Si es necesario, puede aportar un segundo tomo del libro que ha indicado en el formulario de solicitud. El libro debe ir firmado por el/la presidente/a del Consejo Rector de la Cooperativa y debe estar cumplimentado, no se aceptan los libros en blanco. Debe contener en la primera página los datos que lo identifican: nombre de la cooperativa, nombre que corresponda al tipo de libro, el número de tomo o archivo, los datos de apertura y de cierre del libro, fecha de ejercicio en los libros económicos y en el libro de actas. -
Libro de cooperativas (TOMO 3)
Si es necesario, puede aportar un tercer tomo del libro que ha indicado en el formulario de solicitud. El libro debe ir firmado por el/la presidente/a del Consejo Rector de la Cooperativa y debe estar cumplimentado, no se aceptan los libros en blanco. Debe contener en la primera página los datos que lo identifican: nombre de la cooperativa, nombre que corresponda al tipo de libro, el número de tomo o archivo, los datos de apertura y de cierre del libro, fecha de ejercicio en los libros económicos y en el libro de actas.
Sólo se podrá solicitar la legalización de los libros después de presentada a inscripción la escritura de constitución. Los libros no son legalizados hasta que la inscripción de constitución no se ha formalizado.
La solicitud de legalización y la presentación de los libros a legalizar debe hacerse en la forma en que se indican en los documentos siguientes:
Instrucción 1/2020 sobre la legalización telemática de los libros de las Cooperativas. [Documento en catalán]
Instrucciones sobre el procedimiento de legalización electrónica de los libros de las sociedades cooperativas catalanas (G146NCTC-410). [Documento en catalán]
Resumen sobre el procedimiento para legalizar electrónicamente los libros de las sociedades cooperativas catalanas. [Documento en catalán]
Pasos a realizar
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1
Primer paso
Solicitar
Instrucciones sobre el procedimiento de legalización electrónica de los libros de las sociedades cooperativas catalanas (G146NCTC-410).
Instrucciones sobre el procedimiento de legalización electrónica de los libros de las sociedades cooperativas catalanas (G146NCTC-410).
Recuerde que:
- La solicitud/formulario se presentará telemáticamente, firmada electrónicamente.
- Se debe presentar una solicitud/formulario para cada tipo de libro.
- El libro se presentará en formato de archivos .PDF firmados electrónicamente por la persona que ocupa la presidencia del Consejo Rector.
- El libro puede estar formado por un máximo de 3 archivos con un peso máximo cada uno de ellos de 99 MB.
- Los tomos o ficheros que conforman un tipo de libro deben estar cumplimentados. No se aceptan los libros en blanco.
- Con relación a los libros de actas hay que tener en cuenta que las actas de las reuniones de los diferentes órganos no se pueden presentar en un mismo libro, cada órgano de la cooperativa debe tener su libro de actas.
- Cada uno de los archivos que integran el libro, debe contener en la primera página los datos que lo identifican, y que son los siguientes:
- Nombre de la cooperativa.
- Nombre que corresponda al tipo de libro.
- El número de tomo o archivo.
- Las fechas de apertura y de cierre del libro.
- Fecha de ejercicio en los libros económicos y en los libros de actas.
- En la norma 2.2 de la Instrucción 1/2020 se relaciona una nomenclatura para guardar los libros previstos en el artículo 86 de la Ley de cooperativas.
Este trámite sólo se puede hacer por internet. Es necesario que se identifique cuando firme el formulario con un certificado digital.
Por Internet
Formulario de solicitud de diligencia de los libros de la Cooperativa
Iniciar . Acceder a Formulario de solicitud de diligencia de los libros de la Cooperativa
En caso que no pueda tramitar por una incidencia en el sistema, vuelva a intentarlo más tarde.
Consulte las condiciones técnicas para realizar trámites en línea
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2
Segundo paso
Realizar el pago
En el momento de presentar la solicitud por internet, se mostrará un enlace para efectuar el pago online de la tasa con tarjeta bancaria. También se puede hacer el pago una vez enviada la [...]
En el momento de presentar la solicitud por internet, se mostrará un enlace para efectuar el pago online de la tasa con tarjeta bancaria.
También se puede hacer el pago una vez enviada la solicitud:- Si tiene un certificado digital, entre en el espacio "Área privada de Canal Empresa" y acceda al apartado "Trámites". Allí podrá acceder al trámite en cuestión y hacer el pago desde el apartado "Pagos".
- Si no tiene un certificado digital, tiene que entrar en el espacio"Estado de mis gestiones" e introducir el código de trámite (ID) del acuse de recibo y su NIF. Una vez dentro, tiene que ir al apartado "Pagos" y seguir las instrucciones que le indican.
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3
Tercer paso
Consulta del estado del trámite
Puede consultar el estado del trámite:
Puede consultar el estado del trámite:
- En el Área privada de Canal Empresa (con idCAT Móvil o/y certificado digital).
- En el Estado de mis gestiones (con el identificador del trámite y el DNI/NIF).
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4
Cuarto paso
Recibir la respuesta de la Administración
La Administración tiene un plazo de 3 meses para resolver la solicitud de legalización de los libros.
La Administración tiene un plazo de 3 meses para resolver la solicitud de legalización de los libros.
- Si una vez examinado el Libro, éste reúne los requisitos formales exigidos por la normativa de aplicación, la legalización se hace de cada archivo que integra el libro presentado. Un libro puede estar formado por un archivo o por varios archivos (máximo tres) y cada uno de estos archivos se legaliza atribuyéndole un código, código hash o huella digital, que el sistema calcula automáticamente y que es único. El mismo archivo siempre que sea idéntico dará el mismo código, cualquier modificación o alteración del libro o archivo, por insignificante que sea, dará lugar a que el código hash o huella digital calculado sea diferente. Una vez legalizado el libro que corresponda, se emite la diligencia o certificación de legalización por el Registro competente y se notifica la cooperativa telemáticamente y se le facilita un código de verificación, el cual sirve para comprobar la legalización efectuada.
- Si una vez examinado el Libro, éste no reúne los requisitos formales exigidos por la normativa de aplicación, se enviará telemáticamente un requerimiento con los defectos a subsanar y, en el plazo máximo de 15 días, se deberá presentar, con relación al fichero o ficheros con carencias, un fichero o ficheros con los defectos subsanados. Pasado el plazo concedido para subsanar las defectos, si no se ha procedido a subsanar los defectos no se procederá a la legalización del libro y se finalizará el procedimiento con la correspondiente comunicación a la persona solicitante.
- Si una vez examinado el Libro, éste reúne los requisitos formales exigidos por la normativa de aplicación, la legalización se hace de cada archivo que integra el libro presentado. Un libro puede estar formado por un archivo o por varios archivos (máximo tres) y cada uno de estos archivos se legaliza atribuyéndole un código, código hash o huella digital, que el sistema calcula automáticamente y que es único. El mismo archivo siempre que sea idéntico dará el mismo código, cualquier modificación o alteración del libro o archivo, por insignificante que sea, dará lugar a que el código hash o huella digital calculado sea diferente. Una vez legalizado el libro que corresponda, se emite la diligencia o certificación de legalización por el Registro competente y se notifica la cooperativa telemáticamente y se le facilita un código de verificación, el cual sirve para comprobar la legalización efectuada.
