Vull exportar! La meva empresa està preparada?

L’expressió "començar la casa per la teulada" tindria el seu equivalent en la internacionalització empresarial si es comença a exportar a altres països sense saber què és un Incoterm. De fet, avui dia és fàcil pensar que, en un mercat global com l’actual, és el mateix vendre al poble del costat que en un altre continent. I res més lluny de la realitat.

Per altra banda, en canvi, aquesta interconnexió pot fer que qualsevol problema a l’altra banda del món pugui provocar un efecte dòmino al sistema d’aprovisionament, a les cadenes logístiques i a les lleis de l’oferta i la demanda. Un fet que pot afectar directament les vendes del nostre producte o el propi projecte empresarial.

Com a resposta a la fragilitat del sistema, des de l’Oficina tècnica de barreres a la internacionalització estem observant com el proteccionisme a nivell mundial s’incrementa fent que cada vegada hi hagi més requisits tècnics i administratius per exportar o importar un producte.

Amb tot això, resulta fonamental preparar-se i entendre bé el procés d’exportarció abans de començar a fer els primers passos per assegurar l’èxit i minimitzar el risc. Com que val més prevenir que curar, a continuació et proposem un seguit de qüestions que cal tenir en compte durant tot el procés de la mà de Jordi Tordera, consultor sènior de l'Oficina tècnica de barreres a la internacionalització.

Què hem de tenir en compte abans de començar?

La internacionalització d’una empresa pot ser fruit de la necessitat, la inquietud o d’un pla estratègic. Sigui quina sigui la raó, abans d’intentar-ho hem de saber si estem preparats i fer-nos les següents preguntes:

Quina part de la meva producció puc destinar a l’exportació?

És imprescindible saber quina part de la producció destinarem o podem destinar a l’exportació i, fins i tot, si serem capaços d’augmentar aquesta quantitat en cas que sigui necessari. D’això, en dependran decisions com a quin mercat o quin segment ens dirigim o la inversió que ens podem permetre en funció dels beneficis potencials.

Disposem de personal preparat o d’un departament d’exportació?

Els beneficis d’exportar i diversificar mercats són molts, però iguals o majors són les barreres que cal esquivar. Segurament tenim un gran equip comercial a l’empresa, però és possible que no sigui l’adequat per treballar en les exportacions. Abans de començar ens hem de preguntar:

El meu equip sap idiomes?

L’anglès és important, però és una base. Incorporar personal que domini l’idioma, i conegui la cultura dels consumidors dels països objectiu pot ser la clau d’una bona comunicació i de l’èxit posterior.

Estan familiaritzats amb la documentació d’exportació?

Exportar a països tercers és sinònim de passar duanes. Això ens obliga a conèixer les normatives i els documents necessaris per fer-ho possible com la documentació de transport internacional, la documentació de duanes o la documentació i normativa local específica per producte i mercat.

Saps com gestionar la fiscalitat internacional?

L’IVA intracomunitari i els impostos derivats de la importació a destí, entre altres, requereixen un tracte especial, diferent del que s’utilitza en les vendes nacionals.

Tinc pressupost destinat a la internacionalització?

El pressupost necessari per fer possible l’exportació depèn de factors com el país de destí, els canals de venda o el perfil dels nostres consumidors, entre d’altres. Sigui com sigui, és imprescindible disposar d’un pressupost específic que, en funció del mercat, pot representar centenars de milers d’euros.

Abans d’entrar en un mercat exterior, haurem de plantejar un bon grapat d'inversions prèvies. Per començar, a més d'un estudi de mercat, necessitarem adaptar la nostra pàgina web al nou consumidor, crear una campanya de màrqueting o invertir en plataformes de comerç electrònic locals. A més, i molt important, és possible que calgui adaptar el producte als estàndards o al gust del nou consumidor.

Què hem de tenir en compte durant el procés d'exportació?

Si responem positivament les qüestions anteriors, podem començar a exportar. Ja hem vist que hi ha molts factors a tenir en compte, així com també hi ha diferents passos en el procés d’exportació que hem de conèixer. A continuació els detallem:

Detectar els mercats prioritaris

El primer que hem de fer és preguntar-nos a quins mercats volem entrar. Hi ha mercats molt madurs i ben estructurats però sovint és on trobarem una major competència. Per la seva banda, en els mercats veïns -com els països europeus- ens passarà el mateix però ens serà més fàcil complir les normatives de destí. Amb tot, és molt recomanable basar les nostres decisions en dades, estudis de mercat i de producte per assegurar l’èxit.

Identificar els clients potencials i negociar acords comercials

Qui és el nostre client? Aquesta és una de les preguntes més difícils i és sinònim de preguntar-se quin és el millor canal de venda i de distribució. Volem i podem vendre directament al client final? Si podem fer-ho, quin és millor? El canal on-line, l’off-line o tots dos alhora? Necessitem un o diversos distribuïdors que coneguin bé el mercat i treballin per nosaltres? Un cop identificats, quin tipus de tracte o contracte hem de firmar? I si ens demanen exclusivitat, és bo concedir-la? En quines condicions?

Una vegada més, prendre aquestes decisions basant-nos en un estudi de mercat o un expert que ens acompanyi en el procés, pot marcar la diferència entre l’èxit i el fracàs.

Complir la regulació del país de destí

Els estàndards per a productes alimentaris, farmacològics o de qualsevol altre tipus poden variar a cada mercat. Complir la regulació de cada país és imprescindible i una barrera que no es pot esquivar. És important identificar quins certificats necessitarem, on tramitar-los, quin cost tindran i el temps necessari per obtenir-los.

Preparar l’enviament i la gestió del transport

L’actual crisi logística, de transport i energètica que estem vivint ens obliga a ser especialment àgils i eficients. Des de la Finestreta d’Aprovisionament i Logística, on ajudem a les empreses a optimitzar els seus recursos, rebem setmanalment empreses amb problemes relacionats amb els següents aspectes:

• Etiquetatge: Les normes d’etiquetatge poden variar a cada país i en la majoria de casos és obligatori aplicar les normes.
• Embalatge: A banda del factor estètic, també cal tenir en compte la seguretat per tal que el nostre producte arribi intacte al consumidor.
• Transport: Dependrà de l’acord que haguem arribat amb el nostre client i, fins i tot, de l’Incoterm que apliquem. Hem de decidir i pactar fins on arriba la nostra responsabilitat i les nostres obligacions, però en qualsevol cas és recomanable disposar d’un bon transitari o operador logístic a qui consultar els nostres dubtes.

Complir les obligacions duaneres

Les obligacions duaneres variaran, una vegada més, en funció d’allò acordat amb els clients o distribuïdors. En funció de si som nosaltres els qui ens encarreguem del procés d’importació al país de destí o si ho fa el nostre client, el nombre d'obligacions duaneres poden variar molt.

Gestionar el cobrament

Quan s’ha de fer efectiu un cobrament? De manera anticipada i abans que la mercaderia surti de les meves instal·lacions? Un cop arribi a destí? A través d’un crèdit documentari? En quina moneda? I quin tipus de canvi hem d’aplicar? Hauria de contractar una assegurança?

Totes elles són preguntes que hem de respondre per garantir la seguretat dels pagaments i minimitzar el risc de l’impagament. Tot i això, en certs casos, les empreses es poden veure obligades a ser flexibles per garantir una venda.

Complir les obligacions fiscals

Com hem vist anteriorment, la fiscalitat internacional no és només una qüestió d’obligatorietat sinó també cal tenir en compte com aplicar-la, quins formularis i registres complimentar i cada quan presentar-los.

Si en primera instància el nostre departament no hi està familiaritzat és molt recomanable contractar, encara que sigui de manera temporal, un expert en fiscalitat internacional que ens ajudi a establir els procediments correctes.

I després de la primera venda? Hem de seguir donant resposta

Gestió d’incidències, devolucions, un producte en mal estat... Aquestes problemàtiques són habituals en les exportacions. Malgrat que en mercats locals o nacionals es poden gestionar de manera àgil, quan les vendes són a milers de quilòmetres aquesta gestió pot ser més complicada. Això, en un món que es mou cada vegada més ràpid, no ha de servir d'excusa perquè les empreses segueixen estan obligades a donar respostes eficients i ràpides.

La capacitat de gestió d’una incidència o la devolució d’un producte farà que un client torni a confiar amb nosaltres. Per garantir que sigui així, potser ens haurem de plantejar alguns aspectes:

• Necessitem disposar d’un magatzem i estoc a destí?
• Necessitem un representant al mercat de destí?

Qüestionar la nostra capacitat i fer-nos totes aquestes preguntes (i moltes més) ens ajudarà a traçar una bona estratègia per emprendre el camí de la internacionalització.

Tens dubtes sobre les teves exportacions? T’agradaria començar a vendre a l’exterior o vols saber en quins països tens més oportunitats de negoci? Descobreix el Servei d’assessorament en internacionalització i fes els primers passos!